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Kassenexport auswerten: welche Spalten du brauchst und was schiefgeht

4 Minuten Lesezeit

Fast jedes Kassensystem kann Verkäufe als CSV- oder Excel-Datei ausgeben. Wer den Kassenexport auswerten will, scheitert aber oft an fehlenden Spalten oder an Formatfehlern. Hier steht, was im Export stehen muss und wie du die häufigsten Probleme behebst.

Welche Spalten du brauchst

Für die Einkaufsplanung brauchst du Verkäufe auf Zeilenebene. Eine Zeile ist ein verkaufter Artikel in einer Größe auf einem Bon. Summen je Tag oder je Warengruppe reichen nicht, weil dir dann Größen und Modelle fehlen.

Hilfreich sind außerdem die Marke als eigene Spalte, der reguläre Verkaufspreis und eine Bonnummer. Steht die Marke nicht im Export, lässt sie sich oft aus dem Anfang der Artikelnummer oder aus der Warengruppe ableiten.

Neben den Verkäufen brauchst du den Bestand. Viele Systeme haben dafür einen eigenen Export. Er sollte Artikelnummer, Größe, Farbe, Filiale und Menge enthalten.

Wähle den Zeitraum passend zur Frage. Für die Vororder brauchst du mindestens die gleiche Saison des Vorjahres, besser zwei. Für die Ladenhüter-Liste reichen die letzten Wochen der laufenden Saison. Exportiere lieber einen längeren Zeitraum am Stück als viele kleine Dateien. Das spart später die Suche nach doppelten Zeilen.

Dezimalkomma und Zeichenkodierung

Die meisten Probleme entstehen beim Öffnen der Datei, nicht im Kassensystem.

• Dezimalkomma: Deutsche Systeme schreiben 129,00, andere 129.00. Wird das falsch gelesen, wird aus 129,00 die Zahl 12900 oder ein Text.
• Trennzeichen: CSV-Dateien trennen Spalten mit Semikolon, Komma oder Tabulator. Ist das Trennzeichen falsch eingestellt, landet alles in einer Spalte.
• Zeichenkodierung: Ältere Systeme speichern in Windows-1252, neuere in UTF-8. Wird die Kodierung falsch erkannt, steht statt „Größe" eine Zeichenfolge wie „Größe".
• Datumsformat: 03.04.2025 kann der 3. April oder der 4. März sein. Prüfe ein Datum, bei dem der Tag größer als 12 ist.

Öffne die Datei in Excel deshalb nicht per Doppelklick. Nutze den Import über „Daten" und lege Trennzeichen, Dezimalzeichen und Kodierung selbst fest.

Retouren, Umbuchungen und Dubletten

Die zweite Gruppe von Fehlern verfälscht die Zahlen, ohne dass man es sieht.

• Retouren: Kundenretouren stehen meist als eigene Zeile mit negativer Menge. Lass sie drin. Wer sie löscht, zählt den ursprünglichen Verkauf, obwohl das Teil zurückkam.
• Umbuchungen zwischen Filialen: Manche Systeme buchen eine Umlagerung wie einen Verkauf in Filiale 1 und eine Retoure in Filiale 2. Das sind keine Verkäufe. Du erkennst sie oft an einer eigenen Belegart oder an einem Preis von null.
• Dubletten: Wer zwei Exporte mit überlappendem Zeitraum zusammenkopiert, hat Zeilen doppelt. Prüfe die Grenzen der Zeiträume. Mit Bonnummer lassen sich Dubletten sicher finden.
• Gutscheine und Dienstleistungen: Gutscheinverkäufe, Änderungsschneiderei oder Verpackung sind keine Ware. Sie gehören nicht in die Größen- und Markenauswertung.

Größen einheitlich schreiben

Größen werden an der Kasse oft unterschiedlich erfasst. Im selben Export stehen dann „XL", „xl", „X-Large" und „XL " mit Leerzeichen. Für eine Auswertung sind das vier verschiedene Größen.

Beispiel mit erfundenen Werten aus einem Export:

Ohne Bereinigung würde XL mit 212 statt 276 Zeilen gezählt. Die Größenkurve würde XL um fast ein Viertel unterschätzen. Ähnlich geht es bei Zahlengrößen. „38", „38/40" und „EU 38" müssen einer Größe zugeordnet werden. Bei Doppelgrößen wie 38/40 entscheidest du einmal, wie du sie zählst, und bleibst dabei.

Den Export prüfen

Bevor du mit den Zahlen planst, mach drei Stichproben:

1. Summe der Umsätze eines Monats mit dem Kassenbericht vergleichen.
2. Verkäufe eines Modells mit dem vergleichen, was du aus dem Laden kennst.
3. Liste aller vorkommenden Größen und Warengruppen ansehen und Schreibweisen vereinheitlichen.

Wenn das passt, kannst du weiterrechnen: die Abverkaufsquote, die Größenkurve und das Budget, zum Beispiel mit der Order-Budget-Vorlage. Ob dein Export alle nötigen Spalten hat, prüfst du kostenlos mit dem Kassenexport-Test.

Kurz gesagt

• Der Export braucht Verkäufe je Zeile mit Datum, Artikelnummer, Größe, Farbe, Menge, Verkaufs- und Einkaufspreis, Warengruppe und Filiale.
• Importiere CSV-Dateien mit festgelegtem Trennzeichen, Dezimalzeichen und Kodierung.
• Rechne Retouren gegen, entferne Umbuchungen und Dubletten und vereinheitliche Größen.

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