Open to Buy in der Mode: so berechnest du dein Einkaufsbudget
Open to Buy ist in der Mode die Zahl, die dir sagt, wie viel Ware du noch einkaufen darfst. Für eine Boutique ist es das Einkaufsbudget je Marke und Saison. Hier steht die Formel, ein Rechenbeispiel in Euro und wie du das Budget während der Saison nachführst.
Was Open to Buy bedeutet
Open to Buy, kurz OTB, heißt wörtlich „offen zum Einkauf". Gemeint ist der Betrag, den du für eine Saison noch bestellen kannst, ohne am Ende zu viel Ware im Laden zu haben. Die Zahl hängt an drei Dingen: wie viel du verkaufen willst, wie viel du schon hast und wie viel am Ende übrig bleiben darf.
Ohne OTB bestellen viele Inhaber nach Gefühl oder nach dem Vorjahresbudget. Das geht gut, solange der Umsatz stabil ist. Sinkt er oder steigt der Bestand, merkst du es erst, wenn die Ware im Lager liegt. OTB macht das vorher sichtbar.
Die Formel
Die Grundformel lautet:
Open to Buy = geplanter Umsatz + geplanter Endbestand − Anfangsbestand − bereits bestellt
- Geplanter Umsatz: was du in der Saison verkaufen willst, umgerechnet auf den Einkaufspreis. Das ist dein geplanter Wareneinsatz.
- Geplanter Endbestand: was am Saisonende noch da sein darf. Dazu zählt Ware, die du in die nächste Saison mitnimmst.
- Anfangsbestand: was zu Saisonbeginn schon im Laden und im Lager liegt.
- Bereits bestellt: offene Bestellungen, die noch nicht geliefert sind. Dazu gehören Nachorder und Basisware, die automatisch kommt.
Der Gedanke dahinter ist einfach. Die Ware, die du brauchst, ist Umsatz plus Endbestand. Davon ziehst du ab, was du schon hast oder schon bestellt hast. Der Rest ist offen.
Warum du zum Einkaufspreis rechnest
Im Showroom bestellst du zum Einkaufspreis. Deshalb sollte auch das Budget in Einkaufspreisen stehen. So kannst du die Order direkt gegen das Budget prüfen.
Den Umsatz rechnest du mit deinem Kalkulationsfaktor um. Bei einem Faktor von 2,5 auf den Nettoverkaufspreis werden aus 10.000 Euro Umsatz netto 4.000 Euro Wareneinsatz. Rechne dabei mit dem Umsatz, den du realistisch erwartest, also inklusive Reduzierungen. Wer mit dem Faktor zum vollen Preis rechnet, unterschätzt den Wareneinsatz. Reduzierte Teile bringen weniger Umsatz pro Stück, du brauchst also mehr Ware für denselben Umsatz. Am sichersten ist es, den Faktor aus der Vorsaison zu nehmen, den du nach allen Reduzierungen tatsächlich erreicht hast.
Beispiel: Einkaufsbudget für eine Marke
Beispiel mit erfundenen Zahlen. Eine Boutique plant die Herbst/Winter-Saison für Marke A.
| Position | Wert |
|---|---|
| Geplanter Umsatz netto (Verkaufspreis) | 60.000 € |
| Erreichter Kalkulationsfaktor Vorsaison | 2,5 |
| Geplanter Umsatz zum Einkaufspreis | 24.000 € |
| + geplanter Endbestand zum Einkaufspreis | 6.000 € |
| − Anfangsbestand zum Einkaufspreis | 8.000 € |
| − bereits bestellt (Basisware) | 3.000 € |
| Open to Buy | 19.000 € |
Die Boutique darf für Marke A also noch 19.000 Euro zum Einkaufspreis bestellen. Viele Häuser legen davon nicht alles in die Vororder. Sie halten einen Teil für Nachorder zurück, zum Beispiel 15 Prozent. Dann gehen 16.150 Euro in die Vororder, 2.850 Euro bleiben für Nachkäufe in der Saison.
Fällt der Anfangsbestand höher aus als gedacht, etwa weil der Sommer schlecht lief, sinkt das OTB direkt. Bei 11.000 Euro Anfangsbestand wären es nur noch 16.000 Euro. Genau das ist der Nutzen der Rechnung. Altware drückt das neue Budget, bevor sie zum Problem wird.
Zum Selbstrechnen gibt es die kostenlose Order-Budget-Vorlage als Excel-Datei.
Budget je Marke und während der Saison
Das OTB rechnest du je Marke und je Saison. Ein Gesamtbudget für den Laden hilft beim Termin mit dem Vertreter wenig. Du brauchst eine Zahl für genau diese Kollektion. Wie du das Budget auf mehrere Marken verteilst, steht im Ratgeber Vororder planen.
Während der Saison führst du das OTB nach. Ersetze den geplanten Umsatz Woche für Woche durch den tatsächlichen. Liegt der Umsatz über Plan, steigt das OTB, und du kannst nachkaufen. Liegt er darunter, sinkt es. Dann streichst du Nachorder oder planst die nächste Vororder kleiner.
Achte auch auf den Endbestand. Liegt Ware einer Marke lange, gehört sie in den Endbestand der nächsten Saison. Sie belastet das nächste Budget. Wie du solche Teile findest, steht im Ratgeber zu Ladenhütern.
Kurz gesagt
- Open to Buy = geplanter Umsatz + geplanter Endbestand − Anfangsbestand − bereits bestellt.
- Rechne alles zum Einkaufspreis und nimm den Kalkulationsfaktor, den du nach Reduzierungen wirklich erreicht hast.
- Rechne je Marke und Saison, halte eine Reserve für Nachorder und führe das Budget in der Saison nach.
Tailla rechnet das Open to Buy je Marke und Saison aus deinen Kassendaten und aktualisiert es mit jedem neuen Export. Die Daten liegen in Frankfurt, der Test läuft 30 Tage ohne Kreditkarte.
Häufige Fragen
Wie lautet die Open-to-Buy-Formel?
Open to Buy = geplanter Umsatz + geplanter Endbestand − Anfangsbestand − bereits bestellte Ware. Alle Werte rechnest du zum Einkaufspreis.
Warum rechnet man Open to Buy zum Einkaufspreis?
Weil du im Showroom zum Einkaufspreis bestellst. Rechnest du mit Verkaufspreisen, musst du jede Zahl erst umrechnen, und Reduzierungen verfälschen das Ergebnis.
Wie oft sollte ich das Open to Buy aktualisieren?
Mindestens monatlich während der Saison, besser wöchentlich. Weicht der Umsatz vom Plan ab, ändert sich auch das Budget für Nachorder und die nächste Vororder.